Assistant Accueil Polyvalent H/F - CDD remplacement F/H

L'entreprise

Forte de son histoire familiale et de son ancrage breton, Oceania Hotels est une marque de caractère et d'attentions. Eviter les standards des chaines d'hôtels, concevoir des espaces sur-mesure, transformer le confort en convivialité et offrir une parenthèse mémorable sont autant d'engagements au quotidien.

Ainsi chaque voyage, chaque rencontre et chaque nuit deviennent uniques dans chacun de nos hôtels.

Notre siège social, situé en plein cœur de Brest, anime, pilote et accompagne l'ensemble des services pour assurer le développement de notre groupe et la satisfaction de nos différents clients internes et externes.

Pour accueillir nos partenaires et intervenir sur des missions diverses, nous recherchons notre Assistant Accueil Polyvalent H/F en CDD remplacement .

Description du poste

Ce poste a pour finalité d’assurer l’accueil physique et téléphonique au siège social et d’apporter un support polyvalent à la Direction et aux services internes.
Il/elle reporte hiérarchiquement à la Direction générale et travaille en lien direct hiérarchique avec l’assistante de direction.
Le degré d’autonomie est cadré par des procédures établies mais implique de l’initiative dans la gestion quotidienne.

Principales Missions

Accueil:

• Assurer l’accueil physique et téléphonique (standard multi-lignes, filtrage des appels sensibles).

• Gérer les visiteurs (inscriptions, règles de confidentialité) en appliquant les consignes établies

Administratif & support aux services

• Traiter le courrier physique entrant et sortant – y compris les colis – (réception, tri, suivi, distribution, préparation, envoi) ainsi que les courriers électroniques (via l’adresse générique du groupe).

• Gérer les procédures liées au courrier recommandé et aux accusés de réception.

• Organiser le tri et l’archivage sécurisé des documents (classement, destruction via destructeur de documents, respect RGPD ).

• Mettre à jour l’Intranet : liste téléphonique, organigramme siège.

• Rédiger et diffuser des documents divers (notes, courriers, comptes rendus, rapports).

• Contrôler les factures liées aux achats de fournitures, assurer la gestion des stocks.

Logistique, événements & déplacements

• Aider à la préparation et organisation logistique des réunions, événements professionnels et post-événements (convocations, ordres du jour, salles, pauses, comptes rendus, suivi d’actions).

• Participer à l’organisation des déplacements et réunions multi-sites (Teams, Zoom, Microsoft 365).

Gestion assurances et flotte automobile

• Déclarer les sinistres, suivre les expertises, les indemnisations et la relation avec l’assureur/courtier.

• Suivre la gestion de la flotte automobile (réservations, cartes carburant, suivi des amendes, relation avec les loueurs)

Assistante de Direction – appui ponctuel

• Gérer et prioriser l’agenda de la Direction générale.

• Préparer les dossiers, déplacements et notes de frais.

• Assurer le suivi des actions de gouvernance (convocations, logistique, parapheur, comptes rendus, archivage conforme RGPD).

• Suivre les fournisseurs critiques, gérer les achats courants.

• Participer à l’organisation des événements internes et externes de représentation.

• Contribuer à l’amélioration continue des outils et processus administratifs.

Profil recherché

• Formation Bac+2 type Assistant de Direction / Gestion PME / GEA / GACO.

• Maîtrise des outils Microsoft 365 (Outlook, Word, Excel, PowerPoint, SharePoint).

• Bonne communication orale et écrite, rigueur rédactionnelle, sens du service, discrétion

• Maîtrise de l’anglais professionnel niveau intermédiaire serait un plus

• Qualités clés : sens de l’organisation, gestion des priorités, relationnel, fiabilité.

Poste à pouvoir dès que possible

Required languages

• English - Level Intermediate

Réf: 46ee0e32-c83f-44c4-9eb4-e3eb59c8c954